Assistant Administratif & Pédagogique

Assistant Administratif et Pédagogique

Précision, organisation, rigueur
Candidater

Assistant(e) pédagogique et administratif(ve)

Poste Rémunéré au SMIC

Disponibilité : 1 journée par semaine

Description du Poste

  • ChargĂ©(e) de l’assistance administrative de l’association pour laquelle il rĂ©pond au SecrĂ©taire GĂ©nĂ©ral adjoint,
  • ChargĂ©(e) de la gestion administrative et pĂ©dagogique des Élèves, pour laquelle il rĂ©pond Ă  la Directrice de l’Institut.

Responsabilités

  • DĂ©finit et tient Ă  jour le classement administratif de l’Association
  • Traite le courrier, les emails et les contacts tĂ©lĂ©phoniques (CRM)
  • Tient Ă  jour les listes de diffusion et les listes des membres de l’Association par catĂ©gories, ainsi que leur paiement des cotisations (CRM). Il Ă©met les reçus
  • Met au propre et tient Ă  jour tous les documents officiels de l’Association vis-Ă -vis de l’ExtĂ©rieur (Administrations, Associations, UniversitĂ©s…)
  • Gère le classement administratif et l’archivage officiels de tous les documents Ă©mis ou reçus de l’Association
  • GĂ©re les contrats avec les Ă©lèves, les formateurs et les fournisseurs (contrat pĂ©dagogique, contrats d’assurance, convention et assurance de stage, de confidentialitĂ©, de enregistrement vidĂ©os des confĂ©rences, d’utilisation on line des vidĂ©os, ….)
  • Comme assistant PĂ©dagogique, tient Ă  jour la situation de tous les Ă©lèves : contrats pĂ©dagogiques, suivi des paiements, Ă©mission des reçus, suivi de la participation de chaque Ă©lève aux Ă©tapes de la Formation (incluant les travaux qu’ils doivent fournir). RĂ©daction des diplĂ´mes et des attestations
  • Organise les dĂ©placements et l’hĂ©bergement des formateurs Ă©trangers (ou non parisiens)
  • Gère l’accueil des participants aux JournĂ©es ouvertes aux adhĂ©rents organisĂ©es par l’Institut (3 par ans minimum)
  • Gère la facturation clients et les règlements fournisseurs (en coordination avec le SG adjoint)

Compétences requises

  • Anglais courant (relations internationales, traductions)
  • Absolue fluiditĂ© dans l’utilisation des outils informatiques bureautiques tels que le pack Office (Word, Excel, Power Point)
  • MaĂ®trise de l’utilisation des applications de communication et de gestion collaborative : gestion de contacts de type CRM, Skype, Zoom, WhatsApp, Google form/doc, etc. …
  • Solide expĂ©rience de secrĂ©tariat et de gestion administrative et commerciale

Pour vous porter candidat

Cliquez sur le bouton ci-dessous et faites-nous parvenir votre CV avec une lettre de présentation qui communique votre envie et vos compétences.

Autres postes disponibles

Secrétaire Général Adjoint

Télé-bénévolat, IdF, France

Formateurs

Paris, France

Rédacteurs

Télé-bénévolat

Community Manager

Télé-bénévolat

Secrétaire Général

Secrétaire Général Adjoint

Evoluant à court-terme vers Secrétaire Général
Candidater

Secrétaire Général Adjoint

Poste Bénévole

Disponibilité : 1 journée par semaine (au début 2 journées par semaine pour une insertion rapide et efficace)

Description du Poste

Membre du Conseil d’Administration, il veille au fonctionnement harmonieux de l’Association :

  • Il supporte la Directrice de l’Institut dans l’évolution vers la professionnalisation de la structure et des supports de formations en prĂ©sentiel et on line (Ă  distance).
  • Il supporte la Directrice de l’Institut dans l’analyse, la conception et l’implĂ©mentation des diffĂ©rents projets.
  • Il dĂ©finit avec le Bureau les responsabilitĂ©s et les tâches des diffĂ©rents membres de l’association et les fait approuver par le Conseil d’Administration.
  • Il veille et vĂ©rifie la bonne application des processus, avec sensibilitĂ© managĂ©riale et dĂ©termination dans la coordination, et leur bonne adaptation Ă  l’atteinte des objectifs.

Responsabilités

  • Il dĂ©finit les processus de fonctionnement dans les opĂ©rations quotidiennes.
  • A ce titre, il approuve les demandes d’achat, les notes de frais et autres dĂ©penses diverses avant leur transmission au TrĂ©sorier et Ă  l’Assistant Administratif
  • Il coordonne les rĂ©unions du Conseil d’Administration et rĂ©dige les Comptes Rendus
  • Il coordonne les rĂ©unions du Bureau et rĂ©dige les Comptes Rendus
  • Il assure les relations avec les Administrations et l’archivage des documents administratifs
  • Il vĂ©rifie les paiements factures fournisseurs
  • Il organise et gère l’AG et rĂ©dige les Comptes Rendus
  • Il coordonne les relations avec le Bureau/CA et les membres de l’Association
  • Il gère les appels Ă  cotisations de membres IAAP et leurs mises Ă  jour
  • Il assure les vĹ“ux annuels
  • Il accompagne la communication de l’IAAP pour qu’elle reste en phase avec son image

Compétences requises

  • Anglais courant (relations internationales, traductions)
  • Absolue fluiditĂ© dans l’utilisation des outils informatiques bureautiques tels que le pack Office (Word, Excel, Power Point)
  • MaĂ®trise de l’utilisation des applications de communication et de gestion collaborative : gestion de contacts de type CRM, Skype, Zoom, WhatsApp, Google form/doc, etc. …
  • Solide expĂ©rience de management transfonctionnel, gestion d’Ă©quipes et/ou de conduite des projets.

Pour vous porter candidat

Cliquez sur le bouton ci-dessous et faites-nous parvenir votre CV avec une lettre de présentation qui communique votre envie et vos compétences.

Autres postes disponibles

Assistant Administratif & Pédagogique

Télétravail, IdF, France

Formateurs

Paris, France

Rédacteurs

Télé-bénévolat

Community Manager

Télé-bénévolat