Assistant Administratif et Pédagogique

Description du Poste

• Chargé(e) de l’assistance administrative de l’association pour laquelle il répond au Secrétaire Général adjoint,
• Chargé(e) de la gestion administrative et pédagogique des Élèves, pour laquelle il répond à la Directrice de l’Institut.

Responsabilités

• Définit et tient à jour le classement administratif de l’Association
• Traite le courrier, les emails et les contacts téléphoniques (CRM)
• Tient à jour les listes de diffusion et les listes des membres de l’Association par catégories, ainsi que leur paiement des cotisations (CRM). Il émet les reçus
• Met au propre et tient à jour tous les documents officiels de l’Association vis-à-vis de l’Extérieur (Administrations, Associations, Universités…)
• Gère le classement administratif et l’archivage officiels de tous les documents émis ou reçus de l’Association
• Gére les contrats avec les élèves, les formateurs et les fournisseurs (contrat pédagogique, contrats d’assurance, convention et assurance de stage, de confidentialité, de enregistrement vidéos des conférences, d’utilisation on line des vidéos, ….)
• Comme assistant Pédagogique, tient à jour la situation de tous les élèves : contrats pédagogiques, suivi des paiements, émission des reçus, suivi de la participation de chaque élève aux étapes de la Formation (incluant les travaux qu’ils doivent fournir). Rédaction des diplômes et des attestations
• Organise les déplacements et l’hébergement des formateurs étrangers (ou non parisiens)
• Gère l’accueil des participants aux Journées ouvertes aux adhérents organisées par l’Institut (3 par ans minimum)
• Gère la facturation clients et les règlements fournisseurs (en coordination avec le SG adjoint)

Compétences requises

• Anglais courant (relations internationales, traductions)
• Absolue fluidité dans l’utilisation des outils informatiques bureautiques tels que le pack Office (Word, Excel, Power Point)
• Maîtrise de l’utilisation des applications de communication et de gestion collaborative : gestion de contacts de type CRM, Skype, Zoom, WhatsApp, Google form/doc, etc. …
• Solide expérience de secrétariat et de gestion administrative et commerciale

Pour vous porter candidat

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